Qualquer pessoa que possua cadastro em alguma empresa – qualquer que seja ela – já deve ter recebido ao menos uma correspondência de mala direta. Seja por correspondência direta, por e-mail ou em mãos, a mala direta permite que um mesmo documento padrão seja personalizado para diversas pessoas.

Exemplos de mala direta podem ser uma carta (de cobrança, convite, parabenização), boleto de pagamento bancário da faculdade, certificado de conclusão de um curso, declarações de todos os fins, etiquetas, envelopes ou qualquer outro tipo de documento em que tenhamos um bloco de informações padrão para todos os destinatários e algumas outras que serão modificadas de acordo com o destinatário.

Componentes de uma mala direta

Basicamente uma mala direta é composta por um documento principal que possui o “esqueleto” do seu documento e uma base de dados.

O documento principal comumente e uma carta convencional, mas como já dito, pode ser um modelo de certificado, etiqueta para correspondência, e-mail,  aviso ou o que mais você necessitar.

O banco de dados pode ser desde uma simples lista de nomes escrita em um editor de textos, passando uma pequena planilha, até uma gigantesca base de dados com informações de endereço e o que mais você necessitar apresentar aos destinatários.

De posse de ambos os documentos, o que se faz é juntá-los em um processo de associação dos dados ao documento principal e posteriormente a chamada mesclagem que consiste em mandar o Openoffice.org criar o(s) documento(s) final(is) com as informações personalizadas para então imprimir, enviar por e-mail etc.

O processo em si é rápido, desde que você já tenha a base de dados digitada com seus dados corretos e a carta pronta. Uma vez que se tenha estes documentos, você não levará nem 5 minutos para começar a impressão da sua correspondência.

Mala direta no Openoffice.org

Embora o procedimento de criação de mala direta se resuma no que já comentei acima, No Openoffice.org é preciso ter um pouco mais de detalhes para se criar uma mala direta.

Quando se fala de banco de dados no Openoffice.org este banco pode ser desde um arquivo “.txt” até uma base de dados MySQL, PostgreSQL, Oracle etc. Só depende do seu sistema possuir o driver apropriado para acessar as informações desejadas.

Independente de qual seja a sua origem de dados o Openoffice.org precisa criar um banco de dados em seu formato nativo e registrá-lo para uso interno em um processo que embora não seja doloroso e nem complicado de ser feito é importante saber da sua existência.

Caso você comece o trabalho em um computador e o leve para terminar em outro, ou no mesmo computador mas logado como outro usuário, você terá a desagradável surpresa de não encontrar a base de dados porque ela está registrada apenas onde você começou e então terá que realizar o processo de associação e mesclagem novamente.

Exemplo: Criando uma carta cobrança

O exemplo a seguir poderia ser bem mais elaborado do que será, mas atende as necessidades de apresentar os passos básicos para se criar uma mala direta no Openoffice, sem deixá-lo muito longo e complexo.

Neste exemplo vamos considerar que trabalhamos no setor de relacionamentos de um fictício provedor de acesso Internet que presta serviços à um condomínio de prédios e precisamos criar uma simples carta cobrando alguns clientes inadimplentes.

A base de dados

Para começar vamos precisar de uma lista de informações para compor uma pequena base de dados. Para o nosso propósito teremos que cadastrar as seguintes informações: Nome do Cliente, Sexo, Endereço, Data do último pagamento.

De posse destas informações, iremos criar uma pequena tabela no Openoffice Calc (planilha) com os dados a seguir:

tratamento	nome	sexo	endereço	pagamento
senhor	José Silva	m	Bloco 4, ap. 302	30-01-2010
senhora	Manuela Rodrigues	f	Bloco 2, ap. 1504	20-03-2010
senhor	Ronaldo Matos	m	Bloco 4, ap. 404	17-03-2010
senhora	Cristina Martins	f	Bloco 3, ap. 203	20-02-2010
senhora	Aline Pereira	f	Bloco 2, ap. 105	18-01-2010

Obs: Esta tabela certamente poderia ter sido importada de uma base maior contendo o cadastro de clientes, ou ser vinculada através do Openoffice.org Base, mas não vamos complicar o caso agora. Apenas digitaremos estes dados no Calc e o salvaremos em um arquivo chamado “Clientes do provedor”, para conseguirmos criar nossa primeira mala direta.

O documento principal

O documento principal é a carta de cobrança em si. Para cria-lo simplesmente abra o Openoffice.org Writer (editor de textos) e digite-a como lhe convém. Para termos um exemplo fácil eu sugiro o modelo a seguir que após digitado deve ser salvo com o nome “Cobrança Modelo”:

SAUDAÇÃO

Consta em nossos sistemas que o/a TRATAMENTO está em débito desde PAGAMENTO. Solicitamos o seu contato com a maior brevidade possível para podermos entrar em acordo sobre a melhor forma para resolvermos esta pendência, sob a pena de corte dos serviços prestados.

Caso o débito já tenha sido quitado pedimos o favor de desconsiderar esta correspondência.

Atenciosamente,

Central de relacionamentos com o Cliente ProvNET.

Juntando tudo

Agora vem a parte legal. Perceba que os dados do cliente não foram digitados. Nós pusemos uma informação em MAIÚSCULAS apenas para marcar a sua localização, pois será ali que diremos ao openoffice.org, o que deverá ser adicionado.

Com o documento aberto, vá ao menus “Ferramentas” e escolha o comando “Assistente de Mala direta”. Ao fazê-lo uma janela com este mesmo nome será exibida e conforme se pode perceber na figura abaixo, ela possui 8 passos a serem seguidos (não necessariamente na ordem que está lá e nem todos são obrigatórios).

Passo 1 e 2 – Escolhendo o documento principal e o seu tipo

Como acabamos de digitar a nossa carta e ela ainda está aberta, neste primeiro passo, vamos selecionar a opção “Utilizar o documento atual” e em seguida clicar em “Próximo >>”

Basicamente existem dois tipos de documentos: Carta e e-mail. Caso você não esteja fazendo um e-mail e nem etiquetas, qualquer outra coisa poderá ser considerada como carta. Escolha a opção “Carta” e novamente clique em  “Próximo >>”

Obs: Na verdade, até um e-mail pode ser feito com a opção carta. Veremos adiante como fazer fazê-lo. A impressão de etiquetas com mala direta, não será abordada neste texto.

Passo 3 – Registrando a lista de endereços e criando o bloco de endereço

Esta etapa é dividida em duas atividades: A escolha da lista de endereços (é aqui que vamos registrar a nossa planilha, dizendo de onde vem os dados da mala direta) e em seguida a formatação do Bloco de endereço.

A primeira parte consiste em clicar no botão “Selecionar outra lista de endereços…” para que uma nova janela seja exibida. Esta janela mostra todas as bases de endereço já registradas e é provável que a planilha que digitamos não estará nesta lista, uma vez que ela ainda não foi registrada.

Para que ela seja registrada e apareça na lista deveremos clicar no botão “Adicionar…”, selecionar o arquivo “Clientes do provedor”, contendo a planilha que digitamos, clicar no botão “Abrir” desta última janela e em seguida no botão “OK” da janela de registro de base de dados.

Feito isso estaremos de volta a janela do assistente de mala direta e podemos selecionar o bloco de endereço apropriado. Mas antes de fazê-lo, cabe aqui uma observação dupla:

1 – Se você pretende usar envelopes próprios para mala direta, contendo uma janela plástica de visualização de endereço, você deverá usar o bloco de endereço para que após dobrar a carta ele fique visível com o envelope lacrado; ou com um pouco de criatividade e habilidade poderá ajustar este bloco para que após dobrar a correspondência ela fique na forma de um envelope, com esta informação visível;

2 – Se você não quer comprar envelopes com janela de visualização, e nem quer ter trabalho arrumando a posição do bloco de endereços, ele poderá ser omitido, mas neste caso você terá que fazer etiquetas a serem coladas nos envelopes posteriormente.

Personalizando o bloco de endereço

Vamos considerar que usaremos o bloco de endereços. Nesta etapa marque a opção “Este documento deve conter um bloco de endereço” e em seguida clique no botão “Mais…”

Uma nova janela chamada “Selecionar bloco de endereço” será exibida e é aqui onde nós personalizaremos o nosso bloco de endereços para conter apenas o nome e o endereço do cliente.

Certamente nenhum bloco sugerido contém apenas as informações que desejamos para este exemplo então nós vamos criar um novo bloco clicando em “Novo…” (caso tenha algum com os dados que você deseja, basta clicar sobre ele e em seguida em OK).

Ao clicar no botão “Novo…” uma terceira janela chamada “Editar bloco de Endereço” será exibida e o que devemos fazer é clicar sobre o campo “Nome”, na lista de elementos de endereço e na seta para esquerda “->”, que há logo ao lado, em seguida repita o procedimento com o campo “Linha de Endereço 1”.

Caso este campo fique ao lado do nome, você poderá clicar entre ambos os campos e teclar ENTER para passá-lo para baixo, ou então usar a seta para baixo do conjunto de setas no extremo esquerdo da janela.

Uma vez que o bloco esteja como esperado tão somente clicamos em “OK” para fechar esta janela.

De volta a janela para selecionar o bloco, clicamos sobre o nosso bloco personalizado, que já deve aparecer na listagem e novamente sobre o botão “OK”

É importante observar que na “seção 4” desta janela (parte de baixo), onde se pode visualizar uma prévia do bloco de endereço com os dados reais, ao invés do nome e/ou do endereço poderemos ver uma marca de erros com os dizeres “<ainda não correspondente>”.

Isto acontece, porque em momento algum dissemos ao assistente quais campos possuem, quais informações. Para fazermos isto, clique no botão “Coincidir campos…” para que a janela com este mesmo nome seja mostrada.

Nesta janela, nós vamos coincidir apenas o campo “<Nome>”, com o campo “nome”, da nossa planilha; o campo “<Linha de endereço 1>”, com o campo “endereço” da planilha; e o campo “<Sexo>”, com o campo sexo. Basta clicar na lista que aparece ao lado de cada um para escolher o campo certo e no final clicar no botão “OK”

Perceba que embora não tenhamos usado o campo “Sexo” ele precisa ser mapeado para que possamos usá-lo na próxima etapa que a criação da saudação.

Como o bloco de endereço já está feito, vamos clicar no botão “Próximo >>” e passar para próxima etapa.

Passo 4 – Criando uma saudação

A saudação é o trecho em que começamos a carta com “Prezado senhor”, “Estimada cliente” e outros termos formais para “maciar a carne” e não ir direto ao assunto da cobrança. O Openoffice permite que esta informação seja personalizada de acordo com o sexo do destinatário (por isso cadastramos esta informação).

Na etapa vamos marcar as opções “Esse documento deveria conter uma saudação” e também “Inserir saudação personalizada”

Você verá uma lista para cada sexo, com algumas saudações já prontas. Escolha a saudação desejada para ambos os casos.

Para efeito de exemplo, a saudação para o sexo feminino deverá ficar como “Prezada sra <Nome>” e para o sexo masculino como “Prezado sr <Nome>”, onde em ambos os casos “<Nome>” é o campo nome que associamos na etapa anterior.

Obs: Caso nenhuma das saudações apresentadas seja a que você deseja clique sobre o botão “Novo…” ao lado da lista de saudações para o sexo a ser personalizado, conforme as instruções dadas adiante.

Na lista seguinte escolha o campo “sexo” como o que discrimina os destinatários de sexo feminino, e também digite o valor correspondente a este sexo.

Lembrando que ao digitarmos nossa planilha o campo sexo foi preenchido com “f” para o sexo feminino e “m” para masculino. Então basta digitar “f” (sem aspas).

Personalizando a Saudação

Para personalizar a saudação conforme definimos no começo desta etapa vamos precisar adicionar dois campos: “Saudação” e “Nome”. O procedimento é um pouco similar ao usado para criar o bloco de endereços – que vimos antes.

A diferença fica por conta do campo “Saudação” que não existe. Por isso, após arrastar o campo saudação para parte lateral da janela, observe que a “seção 2” desta janela será ativada para digitação.

Ao acontecer isto, clique neste campo e digite “Prezada Sra”. Obs: Não se preocupe se na caixa de visualização aparecer o nome de um cliente de sexo contrário, aquilo é apenas um exemplo. No final tudo dará certo.

Clique o botão “OK” para fechar esta janela e repita o mesmo procedimento com a saudação do sexo masculino

Ao terminar com a etapa de Saudação, clique sobre o botão “Próximo >>” para seguirmos para próxima etapa e ajustarmos o layout

Passo 5 – Ajustando o layout

Nesta etapa nós podermos posicionar o bloco de endereços e a saudação, no lugar desejado, ou o mais próximo disto.

Observe que o posicionamento do bloco de endereços é simples e consiste apenas em um controle do tipo “spin”, onde você poderá digitar a posição do bloco, ou então clicar nas setas para cima ou para baixo. Acompanhe a visualização existente ao lado, com o Zoom em “página inteira”

Para posicionar a saudação é bem mais simples e basta clicar nos botões “Para cima” ou “Para baixo”, o problema aqui é que dependendo do tamanho da carta pode ser difícil de acompanhar o seu posicionamento, pois a visualização é minúscula e mesmo aumentando o Zoom.

Por não existir uma barra de rolagem na visualização o ajuste exato pode ser impraticável, mas não se preocupe, na próxima etapa poderemos editar o documento e corrigir estes detalhes manualmente.

Passo 6 – Retoques finais no documento principal

Nesta etapa nós temos um conjunto de botões de seta que permitem a navegação entre os endereços cadastrados e ao clicar sobre eles é possível ver a mudança dos dados no documento principal instantaneamente.

Após dar alguns cliques sobre estes botões para ver como funciona (e se necessário excluir de ultima hora, algum cliente que não deverá receber a carta), clique no botão “Editar documento…”

Ao fazer isto o Assistente de mala direta será reduzido à uma pequena janelinha, similar a uma barra de ferramentas, contendo apenas o botão “Retornar ao Assistente de mala direta”

Neste momento poderemos modificar o documento conforme queiramos. Exemplos de modificações que poderão ser feitas agora seria o correto posicionamento do bloco de endereços e da saudação, inclusão de campos adicionais, correção de erros de ortografia, gramática ou seja lá o que for necessário.

No caso especifico deste nosso exemplo, devemos lembrar que no corpo da carta nos tínhamos previsto a inclusão dos campos TRATAMENTO e PAGAMENTO. Para incluir estes campos proceda como explicado adiante.

Faça as alterações desejadas, salve o documento e clique no botão “Retornar ao Assistente de mala direta” para que o assistente seja exibido novamente.

Antes de fazermos isto, só uma observação a respeito da saudação que se você ainda não percebeu é exibida em três linhas: Feminina, Masculina e genérica (para o caso do sexo não ser definido na tabela). Quando nós terminarmos a mala direta e mesclarmos os documentos apenas a saudação correspondente será exibida.

Adicionando outros campos no corpo do documento principal

Por hora nosso exemplo só tem o bloco de endereços e a saudação, além do corpo da carta que ainda é genérico, mas nós havíamos previsto a inclusão dos campos TRATAMENTO e PAGAMENTO e agora é o momento de substituir aquelas anotações pelos campos certos.

Para incluí-los vá ao menu “Inserir”, comando “Campos” e opção “Outros…”, ou apenas tecle <CTRL>+<F2> no teclado. A janela entitulada simplesmente “Campos”, possui diversas fichas de campos mas a única que nos interessa no momento é a ficha “Banco de Dados”.

Nesta ficha escolheremos o tipo “Campos de mala direta” (na coluna direita) e no lado esquerdo nós daremos duplo clique no nome do nosso banco de dados (Clientes do provedor) e novamente na tabela “Planilha 1” (como digitamos os dados em uma planilha do Calc deveremos escolher a planilha correta que corresponde a nossa tabela de dados).

Agora vem a parte divertida. Posicione a janela principal do Openoffice e a janela “Campos” de forma que você possa ver o local onde ficará o campo “TRATAMENTO”, no documento principal.

Dê duplo clique sobre esta palavra no corpo do documento, para selecioná-la e depois outro duplo clique no campo “tratamento” na janela “Campos”;

Repita este procedimento com a palavra “PAGAMENTO” e com todos os campos existentes na sua carta, se houver outros.

Ao terminar clique no botão “Fechar” da janela “Campos” e salve novamente as alterações no documento.

Passo 7 – Editando os documentos individuais

Nós ainda não terminamos, mas o assistente já nos permite alterar alguns detalhes particulares de uma ou mais cartas especificas. Ao clicar no botão “Editar documento individual…” o assistente voltará ao modo reduzido, tal como o do passo anterior e permitirá alterar quaisquer das cartas finais.

Sinceramente não consigo ver utilidade para esta opção já que informações que deverão mudar em cada carta deveriam constar na base de dados e não digitadas individualmente, principalmente se você prentede mandar algumas centenas de cartas, mas se a quantidade de cartas forem pequenas o bastante para justificar o trabalho e houver necessidade, você já sabe como fazer.

Após editar as cartas desejadas clique sobre o botão “Retornar ao Assistente de mala direta”, para retornar ao assistente e clique no botão “Próximo >>” para passarmos logo a ultima etapa do assistente.

Passo 8 – Reta final e bandeirada

Nesta última etapa, só nos resta determinar a saída do documento. Aqui há quatro opções:
1ª Salvar o documento inicial – Se você ainda não o fez é um bom momento para fazê-lo, se já fez, faça denovo porque é de graça e o seguro morreu de velho 😉

2ª Salvar documentos mesclados – o assistente irá criar um documento único com todas as cartas geradas, para o caso de precisar imprimir as cartas a partir de outro computador, mas se você preferir criar um documento individual para cada carta, também é possível. Qualquer dos casos, escolha a opção desejada e clique no botão “Salvar documentos”

3ª Imprimir documentos mesclados – Escolha a impressora onde a impressão será feita, defina as propriedades (se aplicável) e com apenas mais um clique (no botão “Imprimir documentos”, imprima todas as cartas de uma só vez

4ª Enviar o documento mesclado como e-mail – Configure o campo “Para”, com o campo correspondente ao e-mail do destinatário (lembrando que neste nosso exemplo não incluímos este campo); Digite uma linha para o assunto; o formato como o documento será enviado e clique no botão “Enviar documentos”

Algumas considerações sobre a opção de envio de e-mail:
1 – Você precisaria ter incluso um campo com o e-mail dos destinatários;

2 – Caso opte por enviar a mensagem como anexo (Texto OpenDocument, Documento Adobe PDF ou Documento Microsoft Word), você poderá/deverá clicar no botão “Propriedades” para configurar a mensagem de saudação do e-mail (tal como já fizemos anteriormente) e também digitar uma breve mensagem introdutória para  que o e-mail não seja enviado vazio e apenas contendo um arquivo anexo sem maiores explicações.

3 – Ao optar por mensagem HTML ou texto sem formatação, não é necessário escrever um texto introdutório, pois a mensagem será composta pelo texto do documento principal que digitamos. Lembre-se entretanto que textos muito elaborados com excesso de formatação tendem a ficarem deformados ao serem convertidos para HTML e no caso de serem transformados em texto sem formatação podem até ficar ilegíveis ou indecifráveis, no caso de necessitar de imagens, ou marcas coloridas etc.

4 – O seu Openoffice.org precisa ter sido previamente configurado para enviar e-mails a partir de um servidor SMTP o qual você tenha uma conta (Gmail, hotmail, sua empresa ou qualquer outro); sem isso, por melhor que seja o seu trabalho ele não vai sair para lugar algum

Uma vez que o documento tenha sido salvo/impresso/enviado por e-mail, clique no botão “Concluir” para finalizar o assistente e mais nada.

Considerações finais

Logo no início eu afirmei que em 5 minutos você estaria imprimindo as suas cartas, espero que o leitor não tenha se frustrado com o volume de informações que passei e esteja acreditando que levará muito mais tempo que isso.

O que mais tomará o seu tempo será a digitação do texto da carta e da planilha com dados dos destinatários e que são documentos simples e que certamente você já digitou por diversas vezes. Uma vez de posse destes documentos não há porque levar uma eternidade fazendo mala direta, já que o processo é rápido.

É óbvio que se for a primeira vez que você estiver criando uma mala direta, você deverá levar um tempo pouco maior que isso, se tiver que acompanhar pelo tutorial levará mais tempo ainda pois você estará lendo e executando, mas depois que você pegar o jeito da coisa e conseguir andar com as próprias pernas você vai bater recordes de velocidade um após o outro para realizar este trabalho.

Experimente fazer alguns testes antes de fazer o trabalho definitivo e você verá que é mais simples do que parece.