Porque não ser um cliente Google Apps

Antes de se falar qualquer coisa sobre o Google é preciso que eu esclareça um ponto sobre a minha relação com eles  e sobre o próprio teor do texto a seguir. Não sou cliente (pelo menos não no sentido financeiro), não sou anti-google e nem google-lover, não morro de amores e nem de ódio pelos seus serviços e o objetivo deste post não é fazer marketing e nem tão pouco crucificá-los, afinal de contas o que seria da Internet hoje sem os serviços desta empresa? A ideia é levá-lo a pensar sobre a questão e ter um bom argumento quando um dia seu chefe disser que quer deixar de usar aquele velho servidor de e-mails em favor de uma solução “moderna” como o Google. Dito isto, vamos ao texto.

Há algum tempo que tenho pesquisado soluções de correio eletrônico para substituir a solução atual na instituição que trabalho. Cheguei a algumas alternativas – que ainda não foram decididas embora tenha minha preferida para defendê-la e … ela não é a ferramenta do Google! Motivo!? Como diz a “garota propaganda” daquela rede de supermercado  no Rio. “Eu quero é oh… preço!”.

O produto

Inegavelmente os produtos oferecidos pelo Google Apps são de primeira qualidade, são bem conhecidos – o que torna a curva de aprendizado dos seus usuários bastante suave -, atende a uma boa gama de necessidades corporativas como Webmail, Mensagem instantânea, Agenda, uma suite de escritório com editor de textos, planilha e apresentação com recursos profissionais, criador de Páginas web e dezenas de outras ferramentas menores mas não menos importantes.

O espaço oferecido é estupidamente grande. São 25GB de espaço só para receber seus emails, a suite office está sempre disponível e reconhece a maioria dos arquivos que circulam hoje pela Internet e por ai entre outras maravilhas. Quando o seu chefe ver o preço (apenas 5 dólares por usuário por mês ou 50 dólares por usuário por ano) então ele vai dizer: “Filho, isso é tudo que nós precisamos!”. Ai é que entra a sua missão, “filho” (responsável pela TI). Sua missão é mostrar para o seu chefe que as coisas não são bem assim e então se livrar de um desastre futuro.

Um conto

Já dizia um velho dito popular que quando a esmola é grande o santo desconfia. Pois bem, vamos considerar um cenário em que você trabalha para uma empresa hipotética “ABCD” que tenha um quadro funcional com 500 pessoas (já incluso aqui os funcionários, terceirizados, estagiários etc etc). A empresa já não aguenta mais a aporrinhação de toda semana ter o servidor de e-mail que trava, que cai que sai do ar etc. O seu pescoço (como gerente de TI) está na forca e como você tem que dar uma solução urgente  pensa: “Google Apps!”.

– Por que não? – pensa você, o gerente de TI na forca – Muito espaço, vários aplicativos bonitinhos, relação custo-beneficio excelente, acordo de nível de serviço (SLA) com muitos “noves”… o chefe ficará feliz e eu livrarei meu pescoço.

Fazendo as contas

Colocando os números numa planilha, ou mesmo no papelvocê teria que: 500 usuários ao custo anual de 50 dólares, seria o equivalente a 25.000 dólares por ano, ou cerca de 50.000 reais por ano, para manter toda sua infraestrutura de mensagens no ano.  Será que ainda parece tão barato?

Se sua empresa tiver 50.000 reais disponíveis por ano para pagar o Google Apps ela pode seguramente usar estes mesmos 50 mil para comprar um servidor dedicado no primeiro ano e mantê-lo em produção ao longo dos próximos 3 ou 5 anos apenas aumentando a memória, discos etc. Configurar um bom sistema de webmail? Bem…. talvez não dê para usar uma solução comercial mas há diversas boas soluções livres e gratuitas como o Expresso, Horde, Squirrel, Roundcube entre outros. Aquela parafernália toda que roda em background (SMTP, IMAP, POP3, Antispam etc) não interessa a ninguém mais além daquela pessoa quem fará a sua manutenção e não ao seu chefe, assim, qualquer uma serve se você conseguir configurá-las corretamente e em regras gerais você conseguirá.

O administrador do sistema “home-made” tem praticamente os mesmos trabalhos que um administrador Google Apps. O trabalho que você não tem instalando o sistema, você tem migrando dados (não se iluda nem tudo será assim tão automático). E se isso não bastasse o Gmail e todas as demais ferramentas saem do ar uma vez ou outra, duvida? Então responda a si mesmo pra que o Google mantém um dashboard de incidentes?

Entre 1/9 e o dia em que escrevo este texto (hoje são 15/9) só o Gmail teve problemas 3 vezes. E se você acompanhar o feed deles terá explicações super detalhadas sobre o que está ocorrendo como esta:

O problema com o Gmail deverá ser resolvido. Pedimos desculpas pelo transtorno e agradecemos a sua paciência e o seu apoio. Tenha certeza de que a confiabilidade do sistema é uma prioridade para o Google, e estamos fazendo aprimoramentos contínuos para tornar os nossos sistemas melhores.

Repasse esta explicação para o seu chefe quando ele chegar na segunda-feira pela manhã esperando por uma mensagem de um cliente importantíssimo e descobrir que não consegue acessar seu e-mail. Você está com um problemão, mas de mãos atadas. no escuro sem poder  fazer nada. Minha sugestão? Senta e chora.

Denovo com a corda no pescoço

Imagine que daqui a um ano quando o contrato com o Google Apps estiver vencendo seu chefe  lhe diga que houve um corte de orçamento, a situação está crítica e por isso vocês terão que migrar tudo de volta para os servidores locais. Já de cara você terá que explicá-lo que embora ele não tenha dinheiro para pagar mais o Google ele terá que investir o mesmo valor comprando um novo servidor – ou dependendo da situação um valor bem maior.

Lembra-se que quando tudo começou ele havia gostado do fato de ter 25GB de espaço para guardar suas mensagens sem você reclamar que o espaço em disco estava acabando!? Bem, sinto te informar mas os outros 499 usuários também gostaram então para colocar seu sistema de correio eletrônico em casa novamente você precisa comprar um servidor que comporte 500 contas de correio eletrônico com 25GB cada, ou seja, seu servidor precisará ter 12.5TB de espaço em disco disponível. E eu só estou falando do e-mail (desconsiderei aqui os sites, documentos etc).

Vou deixar como exercício de meditação para o nobre leitor tentar descobrir quanto custa adquirir um storage com esta gama de espaço disponível e também tentar explicar para o seu chefe que abandonar o Google será mais caro do que permanecer com ele.

Veja que não há vantagem então. A empresa não poderá reduzir o quadro de funcionários da TI; A promessa de ter muito espaço acabou sendo a pior argumentação para mudar para um sistema como o Google Apps que não tem concorrentes a altura; migrar de volta a agenda de todos os usuários poderá não ser nada trivial e o que se dirá dos documentos, sites e tudo mais? Em fim o problema com e-mails voltou, mas agora ele tem uma nova roupagem.

E então…

As vantagens que se apresentam para entrar no GApps acabarão se tornando o seu maior pesadelo quando você precisar fugir dele e se ilude quem acreditar que sua empresa, por maior que seja, sempre terá orçamento para bancar o Google Apps. Mais cedo ou mais tarde ela vai querer sair e ai o abacaxi cairá de novo nas suas mãos, mas desta vez ele será bem maior.

Observe que não estou querendo dizer que não vale a pena entrar para o time de felizes usuários do Google Apps. O que estou dizendo é que você terá problemas muito maiores se não souber se preparar para esta mudança de paradigma. Se sua empresa prefere manter tudo no servidor local, ótimo mantenha-o funcionando. Mas se cogitarem a hipótese de levar para um serviço terceirizado pensem direitinho, avaliem as vantagens de entrar e de sair também, pois como eu disse o Google não tem concorrentes direto então uma vez dentro, sair pode ser uma ruína total.

O restante é com vocês.

11 ideias sobre “Porque não ser um cliente Google Apps”

  1. Está se esquecendo de alguns detalhes:

    1) Há administradores qualificados para isto (no JBRJ, felizmente sim)?
    2) Quanto será pago de salário por ano para este cara (ou pelo menos, o % do tempo ocupado em administrar o servidor de e-mail)?
    3) O que fazer quando ele sair de férias ou simplesmente morrer?
    4) E se não houver um plano de recuperação de desastres eficiente?

    Cada caso é um caso… &;-D

    1. Pois é meu caro, o fato é que ninguém dará um salário maior ou menor só porque ao invés de instalar um servidor você apenas migrou os dados (mesmo porque em algumas situações migrar pode ser mais custoso do que começar do zero). É indiferente se o camarada será administrador de e-mails do Google ou num servidor legado tanto Windows quanto Linux. O fato de você não ter que ficar atualizando antivírus e filtro antispam não também não é demérito que justifique a redução do salário do camarada assim, o salário será o mesmo.

      O problema das férias ou da morte do sysadmin se resolve da mesma maneira que se resolve a perda de dados. Backup. Não importa se o seu sistema é Google, Exchange, Lotus Notes, Zimbra ou Cyrus+Postfix+squirrel ou qualquer outra combinação, se na sua empresa só você é o administrador de e-mail o dia que você morrer ou tirar férias as coisas ficarão paradas por lá. Não adianta você deixar a senha administrativa com seu chefe que possivelmente não tem capacitação técnica para administrar o sistema.

      O plano de recuperação de dados é algo mais que desejável, não é a toa que o ITIL o o COBIT recomendam o gerenciamento de problemas e gerenciamento de incidentes.

      De qualquer forma concordo com você sobre a individualidade de cada caso. Veja se não foi com isso que conclui o texto. A ideia do texto não era dizer que nunca se deve usar o Google, mesmo porque eu afirmei e continuo a afirmar que é um excelente serviço. A questão é avaliar se será possível assegurar a continuidade dos serviços (COBIT, ITIL?) caso no ano seguinte a empresa não tenha como manter o contrato.

    1. Concordo. Mas continuidade implica em investimento contínuo também. Muitas empresas entram na TI no ritmo de oba-oba e quando se dão por conta não dá pra avançar por falta de grana e não dá pra voltar atrás por que compromete a missão da empresa.

  2. Primeiramente, parabéns pelo artigo. Teria alguns outros comentários à fazer, e pretendo fazê-lo com mais tempo (ok, mentira…). Mas uma correção que preciso fazer imediatamente é que o Google Apps não tem concorrente. Pelo menos para serviço de “e-mail hosting” existem vários, até mais baratos, como por exemplo o RackSpace (http://www.rackspace.com/apps/email_hosting/rackspace_email/).

    Reconheço que a “Suite Office” não faz parte do pacote e, consequentemente, perde a comparação direta com o Google Apps. Porém, creio que os “problemas” (serviços) são distintos – correio eletrônico e suite office – e o Google juntou os dois para se diferenciar e confundir os incautos! Assim, conforme você falou no início do seu artigo:

    “Há algum tempo que tenho pesquisado soluções de correio eletrônico para substituir a solução atual na instituição que trabalho…”

    Creio que as soluções devem ser buscadas, inicialmente, sem considerar a suite office, comparando apenas o custo vs. beneficio dos serviços de e-mail/webmail.

    Por fim, tem algumas outras contas que não foram incluídas, como consumo de energia, índice de depreciação e obsolência dos equipamentos, contratos de manutenção, salários e encargos, etc. na opção “in house”.

    Além disso, considerar que ter que voltar à trás na decisão é como desistir de ter filho, depois de ele nascer… Simplesmente, a opção não é válida. 🙂

    Abraços

  3. Caríssimo,

    Primeiro quero dizer que respeito a sua opinião sobre o serviço e com certeza não é toda essa maravilha que falam, mas uma coisa é certa. É inovador e pioneiro esse serviço da Google…

    Tenho só uma crítica a fazer sobre seu artigo e acho relevante pois pode influenciar negativamente os leitores. O Gmail como vc falou, tem problemas sim, mas no próprio monitor da Google demostra que quando há problemas, isso ocorre geralmente com 1% das contas de usuários… Ano passado teve até um incidente com 1 dos servidores da Google, onde 5% dos usuários foram afetados perdendo partes de seus e-mails, trágico, mas vale ressaltar que em menos de 1 semana tudo foi recuperado…

    Eu sou usuário do Google apps, versão gratuita, a pelo menos 3 anos e nunca fiquei off-line, e vejo meu e-mail constantemente…

    Então, problemas há, mas quase ninguém é afetado, e quando é afetado o serviço é restabelecido quase que imediatamente, essa é a diferença do serviços da Google.

    Presto consultoria em TI em diversas empresas, e já vi empresas grandes ficarem sem e-mail por 1 semana, então a empresa tem que avaliar a situação e considerar o Google Apps com certeza é uma opção válida.

    E hoje a google tem concorrente, que é o Office 365, ainda não trabalhei com por isso não tenho como opinar, mas com certeza essa “briga” será ótima para nós usuários.

  4. Olá @Rodrigo Souza ,

    Eu não digo que não recomendo que se assine um serviço do Google – mesmo porque eu disse lá em cima que é serviço de inegável ótima qualidade. A minha intenção com este artigo é fazer com que os leitores interessados em migrar seus sistemas de e-mail reflitam sobre uma ótica não tão “romântica” com relação a um serviço que assim como qualquer outro é passível de falhas e que não é tão barato como parece.

    Citando o que escrevi na conclusão do artigo: “Não estou querendo dizer que não vale a pena entrar para o time de felizes usuários do Google Apps. O que estou dizendo é que você terá problemas muito maiores se não souber se preparar para esta mudança de paradigma.”

  5. Não acho que é bem assim não… tem algumas coisas interessantes mas acho que esta bastante equivocado sobre o “poduto final”:

    1 – expor todos os prós e contras para o chefe antes.. (inclusive a possibilidade de alta do dolar) (evitar futura corda no pescoço)

    2 – Quanto vc gasta de energia por ano pra manter um server, uma storage e ar condicionado?

    3 – Quanto vc paga por mes para um gestor de exchange sever por exemplo?

    4- Horde, squire? DESISTA!!! porcaria, o gmail é o melhor webmail do mundo indiscutivelmente

    5 – Controle de spam, virus e firewall para exchange, quanto custa por ano?

    6- Redundancia de servidores e links para o mx, quanto custa?

    7- Extensão de garantia ou substituição de servidores (inclusive a migração) custo?

    8- Espaço fisico

    9- Gestão de backups, softwares de backup e unidades de fita, quanto custa?

    10- ação sob ataques ou bugs?

    11 – melhorias

    12 – licença exchange server, calls, win server ?

    13 etc…..

    Meu amigo, paga os 50 mil dolares e fica quietinho.. kkkkkkk

    Grande abraço e é ótimo esse tipo de discussão.a gente aumenta a reflexão para assimilar realmente decisões sob cloud.

    Michel

  6. @Michel ,

    Sobre o Item 1 – Apoiado. A corda está no seu pescoço então nada melhor do que você pesar todos os prós e contras pode ser que realmente o Gapp seja vantajoso para uns e não para outros.

    Sobre o item 2 – Não necessariamente você precisará adicionar mais um servidor e storage a sua estrutura, você talvez precise substituir, digamos, aquele velho “Presário Compacq” que ainda roda Conectiva Linux por um servidor mais moderno com um hypervisor para virtualizar os serviços e otimizar o seu uso, economizando energia e eficientizando a alocação de recursos;

    Sobre o item 3 – Exchange o que!? Eu não faço ideia do que seja isso mas deve ser irrelevante ninguém nunca me pediu isso por aqui, pelo menos não nos últimos 11 anos;

    Sobre o item 4 – Concordo com você com relação ao item 4. Há muitas ferramentas de email fraquinhas por ai. já deu uma olhada no Zimbra? Se você acha que email é só Gmail e o resto é tudo lixo deveria dar uma olhada nesta suíte – vale a pena, recomendo;

    Sobre o item 5 – O próprio Zimbra tem os recursos pra isso – instalado quase que ao padrão do Windows com um wizard que permite configurar tudo de forma rápida, mas se quiser existem appliances gratuitos que fazem bem rápido (eu particularmente gosto do ScrollOut F1 – em 5 minutos levanto um MX com suporte a antivirus, antispam, SPF, DKIM, RBL etc);

    Sobre o item 6 – Redundância não é uma obrigatoriedade. Embora no mundo ideal seja necessária, no mundo real nem todo mundo conta com este recurso;

    Sobre o item 7 – Garantia de hardware é de de pelo menos 3 anos para qualquer servidor de qualidade razoável que se compre por ai. Já a migração, não existe migração 100% automática em nenhum caso. Sempre existirá a necessidade de um planejamento e intervenção manual em um ao mais momentos;

    Sobre o item 8 – A mesma resposta do item 2. Se você fizer a substituição de um hardware mais antigo por outro mais moderno não haverá aumento de uso do espaço físico na “salinha” que estão os servidores da empresa;

    Sobre o item 9 – Backup em fita!? Me deu arrepios agora só de lembrar. Tá tem a LTO5 com suporte a 1.5TB de dados não compactados, mas só vi uma vez na vida. Com o barateamento dos HDs é mais interessante fazer backups em disco e snapshots; no caso de emails uma conta de always-bcc também tem se mostrado uma solução sensacional;

    Sobre o item 10 – Bugs e ataques existirão sempre o seu sucesso ou fracasso depende não só do sistema em si mas do bom senso dos usuários. Não adiante seu servidor ter discos criptografados e estar numa sala cofre com controle de acesso por leitura de retinas e monitorado 24h por dia se o presidente da empresa usa a senha 123456 pro email e todos os demais sistemas;

    Sobre o item 11 – Novamente sou tendencioso a citar o Zimbra. Mas vale para qualquer ferramenta. Se voce a mantiver atualizada você sempre terá melhorias e correções de bugs;

    Sobre o item 12 – Novamente o que disse no item 3 – há 11 anos gerenciando servidores nunca vi ninguém usar este exchange;

    Sobre o item 13 – Há muitos etc a serem colocados em pauta. Na minha situação eu fazê-lo eu cheguei a conclusão de que não valeria a pena concluir um relatórios recomendando a contratação do Google.

    Na época que escrevi este texto, com os tais 50.000 reais eu adquiri um servidor com 2 processadores Intel Xeon quad-core, 96GB de RAM já com a licença do Vmware ESXi e que substituiu um Presário Compacq que tinha infinitamente menos poder de processamento e memória porém consumia muito mais energia elétrica e produzia muito mais calor;

    Este servidor mais do que atendia a necessidade para instalação de um servidor de emails. Na ocasião após várias pesquisas sobre que ferramenta usar (vide a resposta ao item 4) optei por
    instalar uma máquina virtual rodando a suite Zimbra Opensource para cerca de 800 usuários e outras duas para MX, antivírus, antispam etc.

    Em fim o texto é baseado na minha experiência e análise para o meu caso o que pode ser totalmente inválido para muitas outras pessoas ou ainda totalemente aceitável para outras pessoas mais. O que comprova que não estou totalmente errado e nem totalmente certo.

    Por fim é importante sempre lembrar de reler o que disse no primeiro e no último parágrafo do texto para não achar que sou anti-google.

    abç

    1. Tudo joia Marlon,

      Este texto é antigo, fazem 5 anos que o escrevi, mas o foco continua o mesmo independente da evolução e nome dado pelo Google. Antes era Google Apps agora G Suite, no futuro só eles sabem que nome e recursos terá.

      Mas independente da ferramenta/nome o meu objetivo do artigo é fazer o sysadmin pensar não só nas benesses de ser um cliente Google, mas também nas tristezas para o dia que precisar sair. E claro, muito tempo se passou e hoje em dia há opções de peso concorrendo mas o problema continua sendo o mesmo.

      Para entrar vão te mandar dezenas de consultores, engenheiros, especialistas etc vindo de todos os cantos do mundo para te ajudar, mas no dia que você quiser/tiver que sair estará sozinho ou com muita sorte com o apoio de um advogado.

      Contratar serviço em nuvem é igual casamento. Não que seja ruim, mas quando entrar pense não só no dia que tiver que entrar, mas também no dia que sair dele.

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