Organizando arquivos: Somente uma ideia

Que atire a primeira tecla quem nunca salvou um arquivo antes de sair do escritório tarde da noite e no dia seguinte perdeu vários minutos, ou senão horas, procurando onde ele foi salvo. Este é um problema crônico e ao que parece insolúvel usando as ferramentas atuais. Isso simplesmente porque o nosso conceito de  gerenciamento de arquivos é o mesmo de três décadas atrás quando só haviam arquivos texto e arquivos binários. O que descrevo aqui é uma solução conceitual para este problema. (Quem sabe alguma divindade do ramo do desenvolvimento de software não compra a ideia e melhora as nossas vidas).

Hoje arquivos tem nome, sobrenome e “casta”

Não se pode mais tratar arquivos como mero arquivos. Uma foto não é tratada da mesma forma que aquele relatório escrito no seu editor de textos para ser impresso e esquecido em algum lugar do HD. Um vídeo capturado pelas lentes da sua câmera digital não é mesma coisa que um arquivo de áudio MP3 da sua banda favorita. Ou ainda, quem é o louco que se atreve a juntar a sua tese de doutorado com as fotos da festa de aniversário da namorada, ou colocar este documento que vale pela sua vida, na mesma pasta que estão os MP3 da Lady Gaga.

Poderíamos dar inúmeros exemplos de má organização de arquivos, mas acho que estes três já bastam para entenderem o que eu quero dizer quando afirmo que “arquivos não são mais simples arquivos”. Mas analisando por outro ângulo, muitas vezes estes arquivos possuem uma relação entre eles que a atual estrutura de pastas não consegue descrever.

Por exemplo, suponhamos que você trabalhe em um projeto chamado “Projeto X” e então possui vários arquivos do Word, Planilhas do Excel, orçamentos em PDF, fotos e vídeos do local ou do objeto a ser comprado, produzido entre outros. Atualmente o seu sistema de organização de arquivos te induz a gravar as fotos na pasta “Imagens”, o vídeo na pasta “Vídeos” e todo o resto em “Documentos”. Na contramão disso vem a sua intuição que diz pra você juntar tudo o que está relacionado a este projeto numa mesma pasta com o nome de “Projeto X”.

Quando é simples assim está ótimo e tudo resolvido mas você sabe que em alguns casos (a bem da verdade, na maioria deles) a planilha não pertence exclusivamente a este projeto, as vezes os videos e fotos são usados neste e em outros projetos e ai como se resolve? Se mantiver estes arquivos “compartilhados” em uma pasta separada (como nas pastas genéricas “Imagens”, “Vídeos” etc), na hora que você precisar enviar toda a documentação para alguém fora da empresa, você correrá o risco de esquecer alguma coisa e mandar o projeto incompleto. Se você duplicar tudo (uma cópia em cada pasta de projeto), além de espaço, perderá a a simplicidade de gerenciar os arquivos que precisarão ser editados em dois, três ou quatro pastas diferentes para não haver arquivos desatualizados.

Daí conclui-se que a forma como gerenciamos arquivos hoje é ineficaz. Os dados que trabalhamos nos computadores evoluíram a passos largos mas as ferramentas que usamos para lidar com elas não acompanharam esta evolução. O resultado disso todos nós – que usamos computador diariamente – sabemos. Fica aquela verdadeira bagunça no HD contendo uma infinidade de pastas e mais pastas dentro de outras pastas em uma hierarquia caótica, que muitas vezes não tem um nome muito claro, ou ainda possui cópias em vários lugares, na hora de juntar os arquivos relacionados a algum tema nunca se acha todos eles, ou demora-se tempo demais etc.

A extensão não indica o conteúdo

Não se pode esquecer, é claro, do antigo erro humano de insistir que a extensão de um arquivo indica o seu conteúdo, o que ainda é causador de problemas na gestão de arquivos. O maior exemplo disso são os arquivos de extensão “.PDF”, que são uma espécie de praga virtual que se espalha por tudo quanto é canto do seu HD. Eles podem ser uma apresentação de slides, um manual de instrução, um formulário, uma nota fiscal, um livro, uma revista e uma infinidade de outros tipos de documento e que se forem guardados juntos e de qualquer maneira acabarão tornando a nossa vida um verdadeiro inferno.

É pra resolver problemas como este que as pastas foram inventadas. Hipoteticamente falando, os arquivos seriam separados por assuntos facilitando a sua organização e assim, ao ver um arquivo chamado “Refrigeradores e Freezers.pdf” poder-se-ia inferir o seu conteúdo apenas pela pasta onde ele está (Se está na pasta Vendas, Aquisições, Orçamentos, Inventário etc).

Mas na prática todos sabemos que não é bem assim e que elas não resolvem todo o problema.  Não é incomum criarmos centenas ou mesmo milhares de pastas desnecessárias que atrapalham mais do que ajudam na organização do disco, ou você nunca viu que a sua tia-avó, maníaca por Orkut e MSN, parece ter uma tara toda especial por pastas chamadas “Nova Pasta”, “Nova Pasta (1)”, “Nova Pasta (2)”, “Cópia de Nova Pasta (1)” etc etc etc.

Organização em pastas é oldfashion a moda é usar etiquetas

Do meu ponto de vista o conceito de pastas e subpastas está ultrapassado (ao menos pra computação pessoal). Este conceito deveria ser substituído pelo conceito de etiquetas (quem usa/já usou o Gmail sabe do que se trata) que transcende a limitação das pastas dando ao usuário liberdade e flexibilidade para organizar seus documentos.

Vide o exemplo do “Projeto X” que já descrevi antes, certamente o nobre leitor já se deparou com alguma situação parecida em que ficou na dúvida sobre qual seria a melhor pasta para salvar dado arquivo e pra não perder tempo pensando acabou decidindo por salvar em “Meus documentos” e depois nunca mais achou o arquivo.

Neste caso salvaríamos não em uma pasta, mas em qualquer lugar que não interessa onde, desde que tivessem etiquetas que permitisse-nos encontrá-los facilmente e de forma intuitiva. Seguindo esta minha lógica, um arquivo de Estimativa de vendas do Projeto X poderia ser salvo com as etiquetas “estimativa de venda”, “projeto X” etc. Se tivéssemos uma planilha de Receitas, ou a foto de um item que seria usado em mais de um projeto poderiamos rotular estes arquivos com etiquetas de cada projeto.

As etiquetas podem substituir as pastas em 100% dos casos e dependendo de como isso seja implantado pode haver até mesmo uma retrocompatibilidade entre os dois paradigmas.

Como fazer isso funcionar?

Claro que não basta o meu gerenciador de arquivos suportar isso, como um dia o Nautilus (gerenciador de arquivos do Gnome) tentou fazer com os “Emblemas”. É preciso que a mudança comece nas bibliotecas de gerenciamento de arquivos do sistema. Desde a caixa “Salvar Como” até a caixa “Abrir arquivo” precisariam depreciar o conceito de pastas e suportar o uso de etiquetas.

Imagine como seria mais prático se a caixa para salvar do seu Openoffice, permitisse informar o nome do documento e as etiquetas de arquivamento ao invés da pasta! Quando eu listasse os arquivos e selecionasse as etiquetas “Projeto X” e “relatório” veria o meu arquivo lá, simples e prático.

Da mesma forma se este relatório fosse compartilhado com outro projeto. Quando eu listasse os arquivos com a etiqueta correspondente ao outro projeto e então em “relatório”, veria exatamente o mesmo arquivo. Sem duplicidade, e sem problemas pra procurar em qual pasta eu salvei o arquivo. O que poderia ser mais intuitivo do que isso? Agora imagine isso funcionando em todos os aplicativos. Seu gerenciador de apresentação, planilhas, organizador de fotos, músicas, vídeos …

Alias, com esta profunda mudança em nossa forma de gerenciar arquivos, algumas aplicações se tornariam desnecessárias tendo suas funções incorporadas ao novo gerenciador de arquivos que eu prefiro que tivesse o seu nome mudado para “Gerenciador de Objetos”, “Gerenciador de conteúdo”, “Gerenciador de mídia”ou algo que enfatiza que você não trabalha ali apenas com o aspecto dos arquivos mas com a mídia em geral.

Hoje nós temos aplicações horríveis tomo Rhytmbox, Banshee, iTunes, Shotwell, F-spot etc porque o nosso gerenciador de arquivos é burro demais para organizar estes arquivos. Com o novo “Gerenciador de Objetos” nós conseguiríamos filtrar músicas de um único gênero, autor; fotos de um lugar especifico, contendo algumas pessoas ou sobre determinado tema apenas escolhendo as etiquetas corretas então bastaria um visualizador mais simples  (também integrado).

Fazendo uma transição suave

Obvio que não se devora um elefante com uma só dentada, nem se muda o mundo com uma só ação, então muitas aplicações que usam outras bibliotecas que não as atualizadas para o uso de etiquetas poderiam ficar perdidas, certo?! Errado. Não estamos mexendo com o conceito de pastas a nível de sistema de arquivos, embora fosse desejável em um futuro não muito distante.

Como todo mundo já tem dados salvos em seus computadores (e muitos dados) não se poderia exigir que de uma outra pra outra o usuário etiquetasse todos os seus arquivos só porque uma equipe de desenvolvedores malucos gostaram da minha ideia biruta e mudaram a GTK e a QT. Então, a coisa mais sensata a fazer é manter as pastas onde os arquivos estão atualmente para que as aplicações antigas as vissem como tal, ao mesmo tempo que elas seriam vistas como etiquetas pelas aplicações novas.

Em um exemplo mais prático, após a migração, se usuário usar uma aplicação antiga para abrir o arquivo  “/home/welrbraga/Documentos/curriculum/Currículo Vitae Welington Braga.doc” bastaria seguir o caminho tradicional, mas ao abrir uma aplicação que já fizesse uso da nova biblioteca, cada pasta seria vista como uma etiqueta (que neste caso seriam “wbraga”, “Documentos”, “curriculum”) então ele só teria que filtra-las até achar o arquivo “Currículo Vitae Welington Braga.doc”.

Gradativamente os usuários começariam a sua transição, encontrando duplicatas, acrescentando novas etiquetas que descrevam melhor seus dados, renomeando e removendo outras, agrupando mais outras etc e ao fazê-lo, ai sim os arquivos seriam movidos para outros locais se fosse necessário. Como a implementação seria a nível de ambiente, todas as aplicações do sistema seriam beneficiadas e passariam a usar a nova metodologia dentro de algum tempo.

Isso não só melhoraria a organização como também, após a sua transição completa, daria pra extrair relatórios interessantes sobre o uso do sistema com simples cliques. Por exemplo seria fácil saber quantos memorandos foram feitos no ano de 2010 apenas listando os documentos que tivessem etiquetados com “memorando” e “2010”, ou ainda quais “relatórios” de “vendas” foram feitos pelo usuário “antonio” em “março” de “2005”.

Etiquetas podem ser mais do que etiquetas

Sem que haja qualquer intervenção adicional dos usuários é possível extrair alguns dados que podem ser transformadas em “metaetiqueta” para melhorar a identificação/classificação dos documentos, por exemplo, a data (mês, ano), usuário, grupos com permissão de acesso. Em arquivos de áudio pode-se usar as etiquetas ID3 já existentes em arquivos MP3, ou mesmo as informações EXIF de arquivos de foto, e até mesmo um sistema de detecção de faces (que já é tradicional nas redes sociais) para etiquetar as fotos com o nome das pessoas visíveis, câmera usada; autor, título da música, coleção, gênero etc.

E ainda poderíamos ter integração com o catálogo de endereços de forma que ao filtrar o nome de uma pessoa veríamos não só os seus dados, mas também mensagens, e-mails, arquivos de sua autoria, arquivos que ele tivesse sido marcado com etiqueta de acesso, fotos onde ele foi facialmente marcado e ainda uma conta de acesso ao seu sistema permitindo que ela tivesse acesso para interagir localmente, remotamente, ambos ou não (as etiquetas neste caso fariam as vezes de um sistema de controle de acesso).

Assim, ao selecionar o nome de seu/sua namorado(a), esposo(a) ou parceiro(a), em um “gerenciador de arquivos” remodelado pra trabalhar com este conceito você teria uma relação de documentos ligados àquela pessoa incluindo o contato telefônico, e-mail, fotos, músicas que você etiquetou como sendo favorita dela e mensagens de e-mail.

Se um amigo chegasse em sua casa, poderia usar o seu computador com uma conta especifica pra ele e ter acesso a tudo que você o tenha marcado (e permitido que fosse visível a ele), inclusive podendo atualizar e sincronizar com seu computador remotamente.

Em fim, chega de delírio

Não sei se consegui me fazer claro o bastante para que entendam a minha idéia, mas resumindo em poucas palavras o que precisamos é uma reformulação no sistema de armazenamento de objetos em disco que acabaria mudando a forma como lidamos com o PC. Não nos interessa uma hierarquia de pastas, o que nos interessa é organização.

Fotos em um lugar, vídeos em outro, músicas em outro etc não algo funcional e nem serve para organização em todos os casos. Se uma reformulação de conceitos como esta for feita desde a criação/captura/download do arquivo vai ser muito mais fácil organizar os dados no disco e muito mais difícil perder alguma informação.

Talvez algum nerd de plantão poderia dizer: Mas ai eu não vou saber onde as minhas fotos estão no disco! Na verdade, prezado nerd, você já não sabe onde elas estão. O arquivo é apenas uma abstração para o local onde o conteúdo da sua foto realmente está e ai se você quiser se preocupar realmente com isso você precisaria, não de um gerenciador de arquivos, mas de um editor de discos em hexadecimal.

Outro ainda poderia alfinetar: Mas já existem sistemas que fazem isso, são os GED / ECM que já existem há anos! Sim eles existem, mas são mais uma aplicação pesada que deve ser instalada para consumir mais recursos do nosso computador. E ai eu volto a mesma questão: Sabe por que existem os GED/ECM? Meramente porque nossos gerenciadores de arquivo não dão conta do recado e não suprem as nossas necessidades.

E ai, quem será o desenvolvedor que vai se habilitar a implementar isso nas bibliotecas Qt, GTK+ e suas relacionadas?

 

Um comentário em “Organizando arquivos: Somente uma ideia”

  1. A ideia de utilizar tags é boas, organizar arquivos é um grande problema, que costuma ter muitos pdfs de artigos, ezines, ebooks no PC sabe a dificuldade que e organizar tudo e tornar o mais fácil a busca.

    Estive testando softwares como calibre e mendeley para me ajuda na organização, mas nenhum deles me agradou.

    Acabei voltado para o meu estilo /campo-conhecimento/sub-campo/assunto/artigo é mais pratico para achar e organizar 🙂

    []’s

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